Gesetzlich verpflichtende Verfahrensdokumentation (VfD) nach GoBD Audit

Ein neuer Schwerpunkt in der Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation (VfD). Schon jetzt verlangen diese immer mehr Betriebsprüfer. Nachdrücklich fordert das Bundesministerium für Finanzen seit 2014 diese Verfahrensdokumentation und stärkt damit die Rechte der Betriebsprüfer (z.B. BMF vom 14.11.2014, Aktenzeichen (IV A 4 – S 0316/13/1003), Neufassung vom 28.11.2019, sowie Änderung vom 11.03.2024). Sobald die elektronische Datenverarbeitung in der Rechnungslegung eingesetzt wird, muss diese Pflichtdokumentation nach den GoBD (,,Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘) vorliegen. Sie umfasst auch Vor-und Nebensysteme, wie zum Beispiel Kassen, Warenwirtschaftssysteme, E-Mail-Clients. Das Ziel der VfD ist es, den Weg der digitalen Belege und steuerrechtlich relevanten Dokumente im Unternehmen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Liegt eine VfD nicht vollständig vor, unterstellt die Finanzbehörde, dass das System des Steuerpflichtigen nicht mehr prüfbar sei! Damit drohen Hinzuschätzungen von bis 10% des Netto-Umsatzes. Eine VfD hilft Ihnen, denn Sie lösen sich aus der Abhängigkeit einzelner Mitarbeiter. Änderungen am System werden umgesetzt, gelingen leichter und interne Verfahren werden besser verstanden. Sie gewinnen durch eine VfD mehr Sicherheit und Zeit.
Kurz gesagt, die VfD ist unerlässlich, um steuerliche Konformität zu gewährleisten, interne Abläufe zu optimieren und rechtliche Risiken zu minimieren.

Die Erstellung einer VfD ist eine umfangreiche und keine leichte Aufgabe. Mit unserer Hilfestellung bringen wir Ihnen die VD ein ganzes Stück näher und führen diese innerhalb kurzer Zeit ein.